Câu chuyện về máy chấm công: công cụ giúp quản lý nhân sự tự động hóa

Trong lĩnh vực dịch vụ như cafe, quán ăn, nhà hàng, khách sạn đâu là vấn đề đau đầu nhất, đó là khâu nhân sự. Bởi lẽ:

+ Lĩnh vực này có đặc thù riêng: thời gian mọi người được nghỉ ngơi (ngày lễ, tết, cuối tuần) thì lại là thời gian làm việc cật lực nhất, đây là thời điểm kiếm người làm việc thật không dễ dàng.

+ Ngành này đòi hỏi nhiều người lao động trực tiếp như bảo vệ, lễ tân, phục vụ, tạp vụ, nhà bếp ..., trong đó chiếm tỷ trọng khá lớn là nhân viên thời vụ người lao động có thể nghỉ ngang, tinh thần dịch vụ khách hàng không tuân theo chuẩn…

Với sự trải nghiệm khi làm việc tại quán cafe MiMoSa, tôi sẽ chia sẻ lại những câu chuyện thực tế, hy vọng với điều đó sẽ giúp bạn tìm thấy thêm những ý tưởng giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Khi ấy quán café MiMoSa có hơn 22 nhân viên phục vụ, 4 pha chế, 2 thu ngân, 4 bảo vệ, 2 tạp vụ. Mọi người được bố trí làm việc theo ca, có ca chỉ 4 giờ như từ 6h – 10h, hay 18h – 22h (gọi là ca gãy). Lương nhân viên được chi trả theo đơn giá giờ làm việc.

Với đặc thù như vậy nên tôi trang bị chiếc máy chấm công bằng dấu vân tay.

Dưới đây là cách phân tích vấn đề “máy chấm công” này: có 2 cách để tính giờ cho nhân viên.

Cách 1: Phương pháp thủ công, bạn cần 1 người đi sớm về trễ để chấm công bằng cách ghi chép vào sổ. Thực tiễn trước 6 giờ sáng phải có mặt để chấm công vào ca cho ca sáng, đến 10 giờ tiếp tục ghi chép giờ ra ca, đến 18h giờ tiếp tục ghi chép giờ ra ca chiều và giờ vào ca tối, đến cuối ngày thường sau 22h30 ghi tiếp giờ kết ca của ca tối. Thời gian cho việc ghi chép việc mỗi lần vào ca/ra ca mất 15 phút, có tối thiểu 4 lần ghi chép/ngày nên mất 60 phút/ngày cho công tác này.

Máy chấm công bằng dấu vân tay

Cách 2: Dùng máy chấm công với mức đầu tư 3,6 triệu/máy – thời gian sử dụng tối thiểu 36 tháng (thời gian sử dụng đến 10 năm), tính ra chi ra 1,2 triệu/năm, hoạt động 365 ngày/năm vị chi mỗi ngày dành ra 3.300 vnd cho công tác chấm công. Cuối tháng chỉ cần xuất ra file excel để tính thời gian làm việc cho mỗi nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác. Hơn nữa, có máy chấm công giúp cho nhân viên ý thức hơn về tính chuyên nghiệp trong giờ giấc làm việc, ít có trường hợp đi trễ hơn (vì quy định xử phạt khi đi trễ), tăng tính công bằng hơn cho mọi nhân viên.

Tóm lại, công tác chấm công nếu làm thủ công mất 1 giờ làm việc, mệt mỏi hơn vì phải đi sớm về trễ, cần có mặt trực tiếp tại quán, công tác tổng hợp giờ nhân sự rất mất thời gian. Còn nếu dùng máy chấm công vị chi đầu tư là 3.300 vnd/ngày, không nhất thiết có mặt tại quán, công bằng cho giờ giấc cho tất cả nhân viên, tổng hợp thời gian làm việc nhanh chóng, hơn nữa, nhờ máy móc tạo nâng tầm tính chuyên nghiệp trong kinh doanh, ý thức cao hơn cho nhân sự.

Với cách phân tích như trên, tôi đã thuyết phục được rằng áp dụng giải pháp máy chấm công sẽ giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, nâng tầm tính chuyên nghiệp.

Bạn có ý tưởng gì qua câu chuyện “chiếc máy chấm công này”!?

P/s: bài viết theo quan điểm và trải nghiệm kinh doanh của tác giả và rất mong nhận được chia sẻ thêm ở bình luận bên dưới nhé, chân thành cảm ơn.

Cao Trung Hiếu | Sống là cho đâu chỉ nhận riêng mình