Những Tình Huống Thường Gặp Khi Nhân Viên Gian Lận

Theo một khảo sát cho thấy, nhân viên nhà hàng gian lận là nguyên nhân dẫn đến 75% tình trạng thiếu hàng tồn kho và 4% thâm hụt doanh thu. Vấn đề nhân viên gian lận rất phổ biến trong kinh doanh dịch vụ ăn uống, họ có thể bắt đầu từ những gian lận nhỏ như sử dụng miễn phí nguyên vật liệu của nhà hàng, cho đến các mánh khóe tinh vi hơn để trộm cắp tài sản có giá trị lớn. Chính vì thế, bạn sẽ cần lường trước những tình huống có thể xảy ra và tìm cách ngăn chặn kịp thời để giảm thiểu tối đa mọi tác động đến lợi nhuận nhà hàng.

Gian lận trong nhà hàng rất thường gặp

1. Nhân viên gian lận thực phẩm và hàng tồn kho

Đây là một trong những cách nhân viên gian lận phổ biến nhất vì chúng dễ thực hiện và khó có thể kiểm soát chặt chẽ, nhất là với những nhà hàng vẫn còn áp dụng quản lý hàng tồn kho theo hình thức truyền thống. Gian lận thực phẩm và hàng tồn kho thường xuất hiện trong các tình huống như:

– Tặng bữa ăn miễn phí cho gia đình và bạn bè.

– Sử dụng nguyên vật liệu của nhà hàng cho mục đích cá nhân như mang đi bán, mang về nhà,…

– Ăn vụng món của khách hàng trong quá trình chế biến.

– Nhân viên nhà hàng hợp tác với nhà cung ứng nguyên vật liệu để đưa thực phẩm kém chất lượng vào nhà hàng và gian lận phần chênh lệch.

– Thiếu trách nhiệm trong quy trình bảo quản khiến thực phẩm bị hư hỏng phải vứt bỏ, gây lãng phí nguyên vật liệu.

Không phải lúc nào họ cũng sẽ gian lận những phần thực phẩm lớn, mà đôi khi có thể chỉ là một chút rau củ hay gói gia vị vài gram. Tuy nhiên, các phần nhỏ ấy tích tụ lâu dần sẽ khiến nhà hàng thất thoát lớn vì không thể kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho, làm ảnh hưởng đến lợi nhuận nhà hàng. Do vậy, bạn cần theo dõi kho hàng chặt chẽ và có quy định rõ ràng trong việc quản lý nguyên liệu, thực phẩm.

Vấn đề nhân viên gian lận rất phổ biến trong kinh doanh dịch vụ ăn uống (Nguồn: Internet)

2. Nhân viên gian lận trong các giao dịch thanh toán

Mặc dù đứng thứ hai sau hành vi cắt xén thực phẩm và hàng tồn kho, thế nhưng việc gian lận trong các giao dịch thanh toán lại phổ biến hơn rất nhiều. Hầu hết nhân viên gian lận thanh toán có thể xuất phát từ:

– Trộm tiền mặt từ két nhà hàng.

– Gian lận khi tính tổng kết tiền tip.

– Thay đổi mặt hàng trong hoá đơn.

– Sụt giảm doanh số bán hàng.

– Hủy giấy order món ăn, biển thủ tiền khách trả.

– Đưa đồ ăn bên ngoài vào phục vụ khách hàng, và thu tiền riêng.

– Sử dụng lại hóa đơn trước đó để thanh toán cho khách mới, khoản tiền chênh lệch cho vào túi riêng.

Ví dụ, nhân viên nhà hàng có thể thanh toán hoá đơn theo những gì thực khách đã gọi nhưng ghi nhận trong báo cáo bán hàng các sản phẩm có giá thành thấp hơn để gian lận phần tiền chênh lệch. Tuy nhiên, gian lận trong các giao dịch thanh toán có thể giảm thiểu bằng hệ thống máy POS tự động. Phần mềm này sẽ giúp bạn ghi nhận hóa đơn một cách chính xác nhất, dễ dàng phát hiện phần chênh lệch giữa biên lai và doanh số bán hàng, cũng như quản lý hiệu quả tình hình ra vào của dòng tiền. Đặc biệt, với hệ thống máy POS còn có thể giúp bạn giảm tình trạng nhân viên gian lận nguyên vật liệu khi sở hữu tính năng theo dõi hàng tồn kho tối ưu.

3. Nhân viên gian lận trong kế toán nhà hàng

Các trường hợp nhân viên gian lận trong kế toán nhà hàng thường đi đôi với hành vi gian lận trong giao dịch thanh toán. Tuy nhiên, hình thức gian lận này có phần khó phát hiện hơn và được thực hiện trong thời gian dài. Nếu không phát hiện để ngăn chặn kịp thời, sự việc lặp lại quá nhiều lần có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận nhà hàng của bạn. Bạn có thể theo dõi hành vi gian lận trong kế toán nhà hàng thông qua các dấu hiệu:

– Thông đồng với nhà cung ứng khi mua hàng để hưởng phần trăm hoa hồng từ việc nâng giá chênh lệch nguyên vật liệu.

– Tự ý sửa chứng từ nhập hàng hoặc tạo chứng từ ảo.

– Hợp tác với nhân viên bộ phận bar/bếp để kiểm kê không chính xác.

– Quản lý chứng từ hàng hóa không chặt chẽ, khiến nhà hàng thất thoát và phải lập chứng từ tồn kho ảo.

– Thu thập báo cáo không đầy đủ trong bảng cân đối kế toán.

Các vấn đề liên quan đến kế toán nhà hàng có thể được tối ưu bằng hệ thống máy POS tích hợp cùng các phần mềm kế toán. Sự hỗ trợ từ bộ đôi công nghệ này sẽ giúp bạn theo dõi đầy đủ số liệu kinh doanh của mình, có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của nhà hàng, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính của bạn sẽ được đồng bộ chính xác theo thời gian thực, nhờ đó việc quản lý kế toán nhà hàng được thực hiện hiệu quả hơn. Đồng thời, bạn cũng cần đánh giá lại quyền hạn đã trao cho nhân viên của mình và xem xét lại các chính sách làm việc trong nội bộ. Khi mọi người cảm thấy mình được tin cậy, có trách nhiệm với công việc sẽ giúp bạn thu hút được những nhân viên cùng chí hướng, hạn chế các nguy cơ gian lận ngay từ trong suy nghĩ.

4. Nhân viên gian lận tài sản trí tuệ

Mỗi nhà hàng đều sở hữu những công thức chế biến độc quyền để làm mình nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh và thu hút khách hàng. Chính vì thế, việc công thức bí mật bị tiết lộ ra ngoài có thể làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Tuyển dụng nhân viên giỏi và có kinh nghiệm rất quan trọng, thế nhưng tuyển được người trung thực và cầu tiến lại càng quan trọng hơn. Các yếu tố quan trọng trong tài sở trí tuệ của nhà hàng mà bạn cần bảo vệ như:

– Công thức nấu ăn độc quyền.

– Danh sách thành phần nguyên liệu của món ăn.

– Quy trình chế biến món ăn.

– Chiến lược phát triển thương hiệu.

Ngành công nghiệp nhà hàng rất rộng lớn, nhưng đồng thời cũng có độ giới hạn nhất định. Mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy nhân viên phục vụ hay đầu bếp từng làm việc cho mình tại một nhà hàng khác, tệ hơn đó còn là đối thủ của bạn. Không dễ gì để có thể bảo vệ bí mật và luôn giữ vững lợi thế kinh doanh của mình. Do vậy khi trao đổi công việc với nhân viên, bạn sẽ cần ký kết thỏa thuận không được phép tiết lộ công thức bí mật hoặc bất cứ điều gì liên quan đến nhà hàng của mình ra bên ngoài. Hơn hết, hãy khiến nhân viên của bạn tin tưởng, tôn trọng và gắn kết với nhà hàng, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc nhân viên nội bộ thông đồng với người ngoài để tiết lộ các bí mật trong kinh doanh nhà hàng.

5. Nhân viên gian lận thời gian

Có rất ít chủ nhà hàng thật sự chú ý đến điều này dù thực tế thì việc nhân viên gian lận thời gian cũng sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến năng suất hoạt động của nhà hàng. Khoảng thời gian trong giờ làm bị nhân viên chiếm dụng cho các mục đích cá nhân của mình sẽ khiến bạn vừa mất thời gian và tiền bạc để trả lương cho họ, vừa làm tổn hại đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận nhà hàng. Thông thường, nhân viên gian lận thời gian phổ biến trong các tình huống:

– Nghỉ phép đột xuất khiến nhà hàng thiếu nhân lực và không kịp sắp xếp người thay thế.

– Đi làm trễ hoặc tan làm sớm.

– Nghe điện thoại trong giờ làm.

– Gian lận trong bảng chấm công.

Tất nhiên sẽ không ai muốn bị giám sát từng hành động, và bạn cũng không muốn phải thắt chặt quản lý với nhân viên của mình. Thế nhưng đầu tư vào công nghệ như các phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp việc theo dõi hoạt động của nhân viên trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nhưng vẫn không khiến mọi người cảm thấy bị gò bó. Đồng thời, điều chỉnh lại các chính sách nghỉ giữa buổi hoặc nghỉ phép và phổ biến chi tiết với nhân viên. Bạn có thể cho phép nhân viên sinh hoạt thoải mái hơn trong những giờ thấp điểm hoặc khi nhà hàng vắng khách. Thời gian giải lao rất quan trọng trong ngành dịch vụ ăn uống, do vậy, hãy hào phóng với họ nhưng vẫn phải rõ ràng trong các quy định này sẽ giúp bạn tăng mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc tại nhà hàng.

Kinh doanh nhà hàng là ngành có rất nhiều kẽ hở để nhân viên có cơ hội gian lận và qua mặt bạn. Cho dù họ là việc tại bộ phận tiền sảnh (Front Of House) hay hậu sảnh (Back Of House) thì mọi tình huống gian lận dẫn đến nhà hàng thất thoát đều có thể xảy ra. Bên cạnh tìm kiếm giải pháp để ngăn chặn kịp thời những tình huống ấy, thì bạn cũng cần biết cách xử lý khéo léo để không khiến mọi việc trở nên nghiêm trọng hơn và gây căng thẳng trong nội bộ nhân viên nhà hàng. Giải quyết được vấn đề nhân viên gian lận trong nhà hàng sẽ giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn.

Theo Fnbvietnam